7 tips om facturen sneller betaald te krijgen.
Wanneer je een factuur stuurt verwacht je natuurlijk dat deze snel zal worden betaald. Helaas is dit in de praktijk zeker niet altijd het geval. Gelukkig zijn er veel dingen die je zelf kunt doen om facturen sneller betaald te krijgen en je cashflow te verbeteren.
Bij Numbr verzorgen we het debiteurenbeheer van een grote verscheidenheid aan ondernemers. We weten daarom als geen ander hoe je late betalingen kunt voorkomen. Benieuwd naar onze tips? We zetten de 7 belangrijkste voor je op een rij.
“Fouten of onjuistheden op de factuur zijn met afstand de meestvoorkomende reden van te late betaling.”
Tip 1. Stuur een factuur direct
Klinkt logisch en dat is het ook: wanneer je je factuur eerder verstuurd, krijg je deze ook eerder betaald. Toch denken veel ondernemers onterecht dat het klantvriendelijker is om even wachten met het sturen van de factuur. In de praktijk blijkt het tegendeel het geval. Door met het verzenden van je factuur te wachten moet niet alleen jij maar ook je klant wachten met het administratief afronden van een project. Ook kost het vaak meer tijd om een factuur te controleren wanneer de uitgevoerde werkzaamheden verder terug in de tijd liggen. De meeste klanten zullen je dus juist dankbaar zijn wanneer je snel factureert.
En wat voor je klant geldt, geldt natuurlijk ook voor jou, want wanneer er onverhoopt vragen ontstaan over een factuur is het goed te weten wat je wanneer hebt gedaan. Hetzelfde verhaal voor je administratie: een strakke boekhouding geeft overzicht en biedt controle. Wacht dus zeker niet langer dan een paar dagen met het versturen van facturen en bewijs jezelf, je klant en je cashflow een dienst.
Tip 2. Zorg voor een correcte factuur
Wanneer je jouw factuur stuurt, zorg er dan voor dat deze klopt. Fouten of onjuistheden op de factuur zijn met afstand de meestvoorkomende reden van te late betaling. Denk hierbij aan foutief berekende bedragen, een verkeerd factuuradres, geen btw-nummer of een ontbrekende factuurdatum. Deze fouten zorgen ervoor dat je klant de factuur niet juist kan verwerken, wat in veel gevallen resulteert in een late betaling. Weten waaraan een factuur volgens de wet moet voldoen? Lees het op de site van de Belastingdienst.
Bonustip: maak voor het versturen van facturen gebruik van een boekhoudprogramma als Moneybird. Deze software berekent automatisch het totaalbedrag, toont de juiste btw en zet automatisch de juiste bedrijfsgegevens op de factuur. Op die manier maak je veel minder snel fouten en krijg je eerder betaald.
Tip 3. Maak betalen makkelijk
Door het betalen van jouw facturen zo makkelijk mogelijk te maken, zorg je ervoor dat je klant zo min mogelijk moeite moet doen om je te betalen. En dat zorgt logischerwijs voor een snellere betaling. Werk dus liever niet met handmatige bankoverschrijving, maar kies voor een betaallink of QR-code. Uit onderzoek blijkt dat facturen waarbij het mogelijk is om met iDeal of een vergelijkbare dienst te betalen tot wel drie keer sneller betaald worden!
Tip 4. Werk aan je klantrelatie
Is het je weleens opgevallen dat je in restaurants vaak iets lekkers krijgt bij de rekening? Dat is niet voor niets. Mensen die iets krijgen zijn eerder geneigd dat te belonen met een mooie fooi. Die paar pepermuntjes verdient het restaurant dus eenvoudig terug.
Dat wil niet zeggen dat je drank of snoep bij je factuur moet meesturen, maar het kan zeker geen kwaad om je klant een goed gevoel te geven bij het ontvangen van de factuur. Dit bevordert de klantrelatie en zorgt aantoonbaar voor een snellere betaling.
Tip 5. Check klanten op hun kredietwaardigheid
Ga je werken voor een nieuwe klant die je niet zo goed kent? Of werk je al een tijdje voor een bedrijf en merk je dat het steeds langer duurt voordat je facturen worden betaald? Dan is het slim om eens te checken hoe het met de kredietwaardigheid van je klant is gesteld. Dit doe je door het uitvoeren van een kredietcheck.
Deze kredietcheck kun je natuurlijk overlaten aan een specialistisch bedrijf, maar zelf kom je vaak ook al een heel eind. Bij de KVK kun je bijvoorbeeld een uittreksel opvragen of een jaarrekening downloaden. Ook is het mogelijk om in het centraal insolventieregister te checken of bestuurders eerder failliet zijn gegaan of in de schuldsanering zitten.
Twijfel je? Overweeg dan om de opdracht af te wijzen of factureer in delen om je risico te verkleinen.
Tip 6. Kom direct in actie bij het uitblijven van betaling
Een betaaltermijn tussen de 10 en 30 dagen is gangbaar in Nederland. Verstrijkt de betaaltermijn zonder dat je de betaling hebt ontvangen? Kom dan zo snel mogelijk in actie. Hiervoor geldt hetzelfde als bij het direct versturen van je factuur: wees niet bang om hier kort op te zitten en een slechte indruk te maken, want het tegendeel is meestal waar. In negen van de tien gevallen zijn klanten jouw factuur gewoon vergeten en dan is het fijn om te weten dat jij het overzicht bewaart. Ook laat je op deze manier zien dat je betalingen serieus neemt, wat een professionele indruk geeft.
Heb je een klant al twee keer herinnert aan zijn of haar betalingsverplichting? Of heb je te maken met een debiteur die helemaal niet reageert op jouw mailtjes en telefoontjes? Overweeg dan om professionele hulp in te schakelen van bv. een incassobureau.
