Overstappen van boekhouder zonder gedoe: zo doe je dat.
Ben jij je huidige boekhouder ontgroeid? Is je boekhouder slecht bereikbaar of heb je te weinig financieel inzicht? Dan denk je er wellicht aan om over te stappen naar een andere boekhouder. Dat is makkelijker dan je denkt, want je nieuwe boekhouder neemt je vaak al het werk uit handen.
Benieuwd hoe de overstap naar een nieuwe boekhouder eruitziet? In dit artikel geven we antwoord op de belangrijkste vragen rondom dit onderwerp en hebben we de vijf stappen voor een soepele overstap op een rijtje gezet.
Wanneer kan ik het beste overstappen van boekhouder?
Overstappen van boekhouder kan wanneer jij dat wilt. Veel ondernemers denken dat ze alleen bij de start van het nieuwe jaar kunnen overstappen, maar dat is zeker niet het geval. Veel belangrijker is de aanwezigheid van een correct afgeronde periode, bv. een maand, kwartaal of jaar. Hierop kan door de nieuwe boekhouder dan worden aangesloten.
Om te zorgen voor een soepele overgang, nemen we bij Numbr de administratie kosteloos over vanaf het begin van het lopende kwartaal. Stap je dus over in bijvoorbeeld mei, dan doen we je boekhouding over vanaf 1 april.
Wat kost de overstap naar een nieuwe boekhouder?
Overstappen van boekhouder is in de meeste gevallen geheel kosteloos. De meeste boekhouders brengen namelijk geen kosten in rekening voor het overzetten van je administratie. Tegelijkertijd is ook je oude boekhouder verplicht om zonder extra kosten mee te werken aan een soepele overstap naar je nieuwe boekhouder. Overstappen is in de meeste gevallen dus helemaal gratis.
“Veel ondernemers denken dat ze alleen bij de start van het nieuwe jaar kunnen overstappen, maar dat is zeker niet het geval.”
Stap 1: Nieuwe boekhouder zoeken
Voordat je overstapt naar een andere boekhouder, dien je uiteraard eerst een geschikte nieuwe boekhouder te vinden. Hierbij is het zinvol om voor jezelf in kaart te brengen waarom je wil overstappen van boekhouder. Dit helpt je om te bepalen aan welke eisen je nieuwe boekhouder moet voldoen. Veel ondernemers stappen over omdat ze hun financiële partner zijn ontgroeid. Ze gaan bijvoorbeeld over van eenmanszaak naar bv en daar is de huidige boekhouder niet in thuis. Ook een slechte bereikbaarheid, een matige prijs-kwaliteitverhouding en fouten in de boekhouding zijn vaak voorkomende redenen om over te stappen. Zet dus voor jezelf op een rijtje waar je nieuwe boekhouder aan moet voldoen en ga dan zoeken. Kijk hierbij ook naar onafhankelijke reviews om te controleren of een boekhouder zijn beloftes waarmaakt
Stap 2: Offertes aanvragen en vergelijken
Wanneer je één of meerdere boekhouders hebt gevonden die passen bij jouw wensen, is het tijd om offertes op te vragen. Op die manier kan je de kosten van boekhouders vergelijken en voor jezelf bepalen welke partij het beste bij je past. Wij raden aan om hierbij niet alleen naar de prijs te kijken, maar ook naar wat de boekhouder voor die prijs biedt. Sommige boekhouders werken met een laag starttarief, maar hanteren extra kosten voor bijvoorbeeld het beantwoorden van vragen of het opstellen van een jaarrekening. Hierdoor kan zo’n boekhouder per saldo juist duurder zijn dan een boekhouder die werkt met een iets hogere all-in prijs.
Stap 3: Opstellen en ondertekenen overeenkomst
Heb je een perfecte nieuwe boekhouder gevonden en ben je tevreden over de offerte? Dan is het tekenen van de samenwerkingsovereenkomst de volgende stap bij het overstappen van boekhouder. In deze overeenkomst worden de gemaakte afspraken vastgelegd. Denk hierbij aan onder meer de kosten, de werkzaamheden en hoe je bijvoorbeeld facturen en bonnetjes aan moet leveren. Check ook altijd de voorwaarden van de overeenkomst, dat voorkomt verrassingen in de toekomst.
