De meest gemaakte fouten in de boekhouding.
Als ondernemer heb je het razend druk; klanten helpen, telefoontjes plegen, facturen sturen en de administratie doen. Gedoe vanwege fouten in je boekhouding is dan het laatste waar je tijd aan wilt besteden. Helaas is een foutje echter zo gemaakt, zeker wanneer je niet over alle kennis beschikt.
Bij Numbr nemen we regelmatig administraties over van ondernemers die twijfel over de juistheid van hun boekhouding. Wat opvalt, is dat hierin vaak dezelfde fouten worden gemaakt. Om jou op weg te helpen hebben we in dit artikel de meestvoorkomende administratieve valkuilen voor je op een rijtje gezet.
“Fouten in de boekhouding kunnen soms grote gevolgen hebben voor je onderneming.”
Zakelijke kosten geboekt zonder document
Volgens de regels van de Belastingdienst moeten alle zakelijke kosten te allen tijde worden verantwoord met een onderliggend document. Dit is essentieel voor een correcte en transparante boekhouding. Helaas zien we in de praktijk regelmatig dat uitgaven direct vanaf het bankboek op een grootboekrekening worden geboekt, zonder dat er een bijbehorend document beschikbaar is.
Hoewel dit in sommige gevallen is toegestaan, is het bij een belastingcontrole van cruciaal belang dat je alle relevante documenten kunt overleggen die ten grondslag liggen aan deze uitgaven. Indien je deze documenten niet kunt tonen, bestaat het risico dat de Belastingdienst een naheffingsaanslag oplegt om het genoten voordeel te corrigeren. Dit kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben voor jouw onderneming.
Zorg er daarom voor dat al je zakelijke uitgaven worden ondersteund door de juiste documenten, zoals facturen, bonnen, reisverslagen of andere bewijsstukken. Op deze manier ben je goed voorbereid op een eventuele belastingcontrole en voorkom je onnodige naheffingen en boetes. Kost het je veel tijd om deze binnen je bedrijf te verzamelen? Probeer dan de software van Bookwise, hiermee weet je precies wat er ontbreekt en verzamel je moeiteloos deze documenten.
Onjuiste gegevens op de factuur vermeld
Veel ondernemers maken nog steeds gebruik van standaardprogramma’s zoals Word of Excel voor het opstellen van facturen, maar dit leidt in veel gevallen tot kostbare fouten. Een verkeerde berekening of een simpele typfout kan ertoe leiden dat de factuur onjuist is, wat kan resulteren in ontevreden klanten, boetes of zelfs juridische problemen.
Wij adviseren onze klanten daarom altijd om gebruik te maken van gespecialiseerde boekhoudsoftware, zoals Moneybird. Deze software berekent automatisch het juiste btw-bedrag, zorgt voor de correcte vermelding van bedrijfsgegevens en biedt tal van andere handige functies om het facturatieproces te stroomlijnen. Door over te stappen kun je dus niet alleen tijd en moeite besparen, maar ook de kans op fouten aanzienlijk verminderen, wat uiteindelijk leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering en meer tevreden klanten.
Boekjaar niet afgesloten
Het afsluiten van een boekjaar is een essentieel onderdeel van de boekhouding van een bedrijf. Voordat de aangifte voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting kan worden ingediend, moet eerst het boekjaar fiscaal worden afgesloten. Dit proces is vaak een struikelblok voor ondernemers, omdat het correct afsluiten van een boekjaar de nodige kennis vereist.
Bij het afsluiten van een boekjaar wordt de volledige. boekhouding zorgvuldig gecontroleerd en indien nodig gecorrigeerd. Dit zorgt ervoor dat de boekhouding klaar is voor het nieuwe boekjaar en de belastingaangiften en de jaarrekening kunnen worden opgesteld op basis van de juiste financiële gegevens.
Aftrekposten en regelingen niet (volledig) benut
Vaak zien we bij ondernemers die overstappen naar Numbr, dat ze geld laten liggen doordat ze niet of onvoldoende gebruikmaken van de vele beschikbare regelingen. Denk bijvoorbeeld aan de startersaftrek, zelfstandigenaftrek, investeringsaftrek (KIA en MIA), de innovatiebox of de WBSO-regeling. Dit is begrijpelijk, want als ondernemer is het vrijwel onmogelijk om al deze complexe fiscale mogelijkheden zelf bij te houden.
Een ervaren boekhouder kent deze regelingen in detail en weet precies wanneer en hoe jouw bedrijf er optimaal gebruik van kan maken. Hierdoor kan een goede boekhouder zichzelf vaak ruimschoots terugverdienen door de besparingen die hij of zij weet te realiseren.
Eten en drinken voor eigen gebruik volledig afgetrokken
Als ondernemer kun je de kosten voor zakelijke diners met klanten of relaties deels aftrekken als representatiekosten, mits je deze uitgaven goed kunt aantonen. De Belastingdienst heeft duidelijke regels voor de aftrekbaarheid van horecakosten, maar deze zijn niet altijd even bekend bij ondernemers.
Een belangrijk punt is dat de btw op eten en drinken in principe niet aftrekbaar is, tenzij je bijvoorbeeld een cateraar laat komen voor je bedrijfsfeest. Voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting zijn eten en drinken voor eigen gebruik ook niet aftrekbaar, dus die broodjes onderweg kun je helaas niet opvoeren als kosten.
Als je als ondernemer veel kosten maakt voor eten en drinken, is het raadzaam om je goed te laten adviseren over de aftrekbaarheid hiervan. Zo voorkom je dat je onterecht kosten opvoert of juist belangrijke aftrekmogelijkheden mist. Een financieel adviseur kan je helpen om de regels goed toe te passen en ervoor zorgen dat je de maximale fiscale voordelen behaalt.
Correcties voor privégebruik niet geboekt
De meeste ondernemers gebruiken hun bedrijfsmiddelen, zoals auto’s, laptops of andere apparatuur, zowel zakelijke als privé. Dit privégebruik moet jaarlijks worden gecorrigeerd in de laatste btw-aangifte. Helaas laten veel ondernemers dit onbewust na, terwijl het wettelijk wel verplicht is. Het is belangrijk om het privégebruik nauwkeurig bij te houden en de juiste btw-correctie toe te passen, zodat je voldoet aan de wettelijke vereisten.
